LAK-blogissa tällä viikolla asiantuntijamme Jukka Hurri pureutuu pk-yrityksen toiminnan tehostamiseen!
Tällä kertaa konkretisoimme digitalisaatiosta saatavia hyötyjä. Olen vieraillut kymmenissä ellei sadoissa PK-yrityksissä ja havaintoni taloushallinnon järjestelyistä on se, että toteutustapoja on käytössä yllättävän paljon erilaisia.
Erot yritysten välillä toki eivät ole suuria. Huomion arvoinen seikka on myös se, että monessa yrityksessä taloushallintoon liittyvät ns. vakioasiat vievät ylimmältä johdolta huomattavan paljon – monesti jopa aivan liian paljon aikaa. Ko. aika olisi yrityksen menestyksen kannalta katsottuna varmasti paremmin käytettävissä aivan jossain muualla.
Otetaan nyt käytännön esimerkki ostolaskujen käsittelystä. Pari vuotta sitten eräs asiantuntijapalveluita markkinoivan ja toteuttavan yrityksen toimitusjohtaja/ yrittäjä teki arvion kuinka paljon paperilaskun (ostolasku) käsittely vie hänen yrityksessään aikaa per vastaanotettu lasku.
1. Tulevan postin vastaanotto, lajittelu ja jakaminen: 2-4 min.
2. Laskun avaaminen ja lukeminen: 2-3 min.
3. Laskun skannaaminen/kopiointi taloushallinnon tarpeisiiin: 2-3 min.
4. Laskun hyväksyntä/ kierrätys: 2-3 min
5. Laskun lähettäminen kirjanpitoon ja käsittely kirjanpidossa: 2-3 min.
6. Laskun maksaminen: 2-3 min.
7. Paperilaskun jatkokäsittely: 2-3 min.
Edellä olevasta voi päätellä, että pienimmilläänkin yhden, tulevan paperilaskun käsittely organisaatiossa voi helposti viedä jopa 15-20 min. työaikaa yhteensä. Ko. yrityksen toimitusjohtaja halusi päästä eroon em. tilanteesta ja erityisesti siitä kuinka paljon em. prosessi vie hänen omaa aikaansa.
Ko. yritykselle järjestyi nopeasti ratkaisu, jossa yrityksen kaikkien laskujen käsittely on lähtökohtaisesti täysin digitaalista. Lopputuloksena ko. yritys käyttää uudistuksen jälkeen yksittäisen ostolaskun käsittelyyn vain 1-3 min. Kaikkien laskujen ja kuittien tiedot ovat yritysjohdon käytettävissä PC:llä, tabletilla ja kännykällä realiaikaisesti. Lisäksi yritys voi haluttaessaan lähettää paperilaskuja niille asiakkailleen, jotka sitä erityisesti edelleen vaativat.
Myös lähetettävien paperilaskujen käsittelyaika ja -kulut ovat pienentyneet murto-osaan aiemmasta. Nyt yritysjohtajalla on myös mahdollisuus seurata yrityksen kassatilanteen kehittymistä reaaliajassa. Hän voi valikoida em. palvelussa omaan valvontaansa kustannuserät ja ostolaskut, joista hän on ensisijaisesti kiinnostunut.
Näin hänelle vapautuu huomattava määrä aikaa, jota voi käyttää itsellensä tärkeisiin asioihin esim. yrityksen liiketoiminnan kehittämiseen. Digitalisaation hyödyntäminen ei ole vaikeaa eikä kallista. Edellä kerrotussa esimerkissä, ratkaisu oli yrityksen laskutuksen toteuttaminen kokonaan internet-palveluna. Ko. palvelun käyttökustannukset ovat muutamia satoja euroja vuodessa ja yrityksen omia IT-investointeja ei tehty ollenkaan.
“Ja tämä tarina on tosi.”
Terveisin Jukka Hurri, 045-129 1493
Minut ja muut asiantuntijamme löydät täältä!