Asiantuntijahaastattelussa LAK:n Jukka Hurri, jolta kysymme näkökulmia ja päivitystä etätyön nykytilanteeseen. Jukka löysikin heti tästä aiheesta yhtymäkohtia tuoreisiin uutisiin.
Voiko digitalisaation avulla estää tarttuvien tautien (esim. koronaviruksen) leviämistä?
”Vastaus otsikon kysymykseen on ehdoton KYLLÄ. Viime päivinä on toistuvasti uutisoitu, että yritykset ovat alkaneet rajoittaa matkustamista ja suosivat etätyön tekemistä. Näin tekevät ne yritykset, joilla on jo valmiina käytännöt ja fasiliteetit tukemassa tällaista toimintamallia.”
”Etätyön kohdalla yritykset ovat usein jo miettineetkin miten se olisi mahdollista oman yrityksen reaalimaailmassa. Avainkysymyksiksi ovat toteutuskustannusten lisäksi mm. nousseet työnohjaus ja työajan seuranta. Yrityksen päällimmäinen tarvehan on varmistua, että yrityksen ja sen asiakkaiden kannalta tarpeelliset tehtävät tulevat tehdyksi sovitulla tavalla ja ajallaan.”
Miten työnohjauksen avainkysymyksiin pystytään vastaamaan hyödyntämällä nykyteknologiaa?
”Jos katsotaan ensin työajanseurantaa, niin työtehtävien aloittamisen kirjaus voidaan tehdä monella eri tavoin nykyään, esim. käyttämällä henkilökorttia, “peukaloa”, kännykkää, tablet- tai tavallista tietokonetta. Näin ollen kirjautuminen voi siis tapahtua missä tahansa ja milloin vain. “Työpaikalta” poistuminen tapahtuu sitten samaa mediaa käyttäen.”
Miten varmistetaan, että sovitut työtehtävät edistyvät sovitulla tavalla eikä tärkeitä asioita jää tekemättä?
”Jo toteutetuissa järjestelmissä on mahdollisuus järjestää työnohjaus (=tehtävienanto, niiden priorisointi ja aikataulutus) kaikille työntekijöille erikseen. Sisäänkirjautumisen yhteydessä käyttäjälle kerrotaan hänelle kulloinkin määrätyt tehtävät, niiden tärkeysjärjestys ja aikataulu. Kun työtehtävä saadaan valmiiksi, tekijä “kuittaa” tehtävän ja siirtyy prioriteettilistalla seuraavaan työtehtävään ja/tai -kohteeseen ilman erillistä ohjeistusta. Työnjohto näkee em. tapahtumien kulun reaaliajassa järjestelmästä.”
Miten listaisit tämän toimintamallin hyötyjä?
1) Järjestelmän käyttö ja hallinnointi on helppoa ja nopeasti opittavissa.
2 Työnjohdon ja työntekijöiden aikaa siirtyy hallinnosta tuottavan työn tekemiseen.
3) Työnohjaus ja vastuualueet selkiytyvät
4) Väärinymmärrysten ja virheiden määrä pienenee
5) Matkustamisen tarve pienenee
7) Projektien toteutusaika lyhenee.
8) Työtunnit, jotka voidaan laskuttaa, ovat heti tiedossa kun tehtävä on saatu valmiiksi.
9) Työtunteja ei tarvitse erikseen kerätä esim. tupakkiaskin kannesta tai koostaa excel:stä palkanlaskentaan.
10) Etätyön mahdollistaminen voi olla myös tapa houkutella tai pitää osaavat resurssit yrityksessä.
Mitä tämän toimintamallin toteuttaminen sitten vaatii?
1) Tavoitetilan määrittelyn eli miten halutaan toimia jatkossa.
2) Käytössä olevien toimintamallien ja työkalujen arviointi.
3) Toteutusvaihtoehtojen (=olemassa olevien palveluiden) kartoitus.
4) Parhaan toteutusvaihtoehdon valinta.
5) Toteutusmallia tukevien käytäntöjen määrittely.
Mitkä ovat toimintamallin käyttöönoton kustannukset ja toteutusaika?
”Heti alkuun voidaan sanoa, että uuden toimintamallin käyttöönotonkustannusten takaisinmaksuaika on aina verrattain lyhyt, usein vain muutamia kuukausia. Toteutusmalli ei edellytä yritykseltä investointeja omaan rautaan tai ohjelmistoihin, eikä vaadi juurikaan työntekijöiden työaikaa käyttöönottovaiheessa. Toteutusaika on minimissään parista viikosta kuukauteen.”
Jos tämä tarina jäi mietityttämään, varaa LAK Ry:n veloitukseton “Neuvoa-antavat”, niin pohditaan tätä tai muitakin aiheita yhdessä eteenpäin.
Ota digitalisaatio nyt haltuun vaivattomasti ! Terveisin Jukka, 045 – 1291493
Minut ja muut LAK-asiantuntijat löytyvät täältä