Ryhtiä taloushallintoon yrittäjä
Olen auttanut kymmeniä PK-yrittäjiä yrityksen hallinnon järkeistämisessä konsulttiurani aikana. Havaintoni mukaan esim. taloushallinnon järjestelyt, toteutustavat ja resurssoinnit voivat poikketa toisistaan varsin paljon. Pääsääntöisesti asiat ovat ihan hyvällä mallilla, mutta poikkeuksiakin on. Yllättävän paljon suoraan sanottuna, ottaen huomion, että elämme aikaa, jolloin sähköiset taloushallintopalvelut ovat jokaisen yrittäjän ulottuvilla.
Tässä yksi “varoittava esimerkki” tavasta, jossa tuhlataan resursseja täysin jonninjoutavaan. Johdolla olisi varmasti parempaakin tekemistä, kuin käyttää aikaansa taloushallinnon prosesseihin. Joitakin miljoonia vuosittain vaihtavan PK-yrityksen ostolaskuprosessi. Ja huom. tarina on tosi.
“Ei kenelläkään ole varaa käyttää laskujen käsittelyyn noin paljon aikaa, saati sitten yrityksen toimitusjohtajan.”
Yrityksen toimitusjohtaja-yrittäjä laski pyynnöstäni, kuinka paljon yhden paperilaskun käsittely vei hänen työaikaa. Lopputulos kaikkine vaiheineen rysäytti minut usean vuosikymmenen taa, enkä ollut uskoa korviani. Postin vastaanotto, lajittelu, laskujen avaaminen ja tarkistaminen, skannaaminen taloushallintojärjestelmään ja hyväksyminen, siirtäminen maksatukseen ja kirjanpitoon, jatkokäsittelyt jne. veivät aikaa – uskokaa tai älkää – reilun vartin!
Jokainen ymmärtää, että tässä on ongelma. “Ei kenelläkään ole varaa käyttää laskujen käsittelyyn noin paljon aikaa, saati sitten yrityksen toimitusjohtajan.”, sanoin ja sain vastaukseksi hyväksyvän nyökkäyksen.
Kävimme tilanteen yhdessä läpi ja mietimme heille sopivan taloushallintoratkaisun, jossa mm. laskujen käsittely on täysin digitaalista. Samalla vaivalla he saivat monta muutakin arvokasta palvelua käyttöönsä, mm. aina reaaliaikaisen informaation yrityksen talouden tilanteesta, pääsyn tarvittaviin raportteihin ajasta ja paikasta riippumatta jne. Hänellä on nyt myös mahdollisuus valikoida omaan valvontaansa kuuluvat laskut ja jättää huomiotta ne, jotka eivät hänen tehtäviinsä kuulu. Mutta mikä kaikkein parasta, hän voi käyttää laskujen käsittelyltä säästämänsä ajan tärkeämpiin asioihin, kuten liiketoiminnan kehittämiseen ja yrityksen johtamiseen.
Yrittäjä itse puki tämän sanoiksi näin: “Laskujen käsittely on vienyt aikaani jopa kymmenen tuntia kuukaudessa, vaikka eihän yrittäjä tuntejaan laskekaan… Yllätyin kuitenkin eniten siitä, ettei tämä ’digitalisaation hyödyntäminen’ ollut vaikeaa, saati kallista. Nyt minun ei enää tarvitse käyttää iltojani ja/ tai viikonloppujani laskujen käsittelyyn.”
Esimerkkipalvelun peruskustannukset ovat joitakin satoja euroja vuodessa. Käyttökustannukset samaa luokkaa, kuin pankin kustannukset. Palvelun käyttöönotto vie muutaman päivän ja voin kertoa, että yksikään sähköiseen taloushallintoon siirtynyt yrittäjä ei ole katunut päätöstään.
Miksi olisi; kuin laittaisi rahaa pankkiin!
-
Jukka HurriPartner, MBA, Ins.(Digit.), JET
Pitkä käytännön kokemus tulosvastuullisista B-to-B liiketoiminnan johtotehtävistä Suomen johtavissa yrityksissä kansainvälisessä liiketoiminnassa (tulosyksikönjohtaminen, myynti, asiakasprojektien toteutus, 24/7 after-sales asiakaspalvelu, tuotemarkkinointi/ -kehitys ja ) etupäässä vientimarkkinoilla mutta myös kotimaassa.
Erikoisosaaminen
Kilpailukyvyn kasvattaminen ja tuloksen tekeminen. Digitalisaation ja automaation hyödyntäminen PK-yrityksen liiketoiminnassa. Liikkeenjohdon ajasta ja paikasta riippumatta käytettävissä olevat johtamisen työkalut.
Puh. +358 45 129 1493
Lisätietoja: Jukka Hurri, jukka.hurri@lakfin.com, 045 129 1493